Você está preso na idade da pedra e quer aprender como informatizar sua empresa e entrar na era digital? Temos uma boa notícia: informatizar sua empresa é simples e, ao fazer isso, você pode trazer enormes benefícios para seu negócio. Mas como você começa?
Fique móvel
Hoje em dia, informatizar sua empresa é praticamente sinônimo de mobilidade, porque muitas vezes os dispositivos móveis dobram para muitos indivíduos e empresas como computadores. A mobilidade é um componente chave da vida moderna, onde muitos funcionários trabalham remotamente em tempo integral ou parcial. No entanto, tornar-se móvel significa mais do que apenas adicionar dispositivos móveis às suas ferramentas – para ser realmente móvel, você deve configurar sua empresa de forma que os funcionários possam trabalhar no escritório e em trânsito. A primeira etapa é integrar tablets, smartphones e laptops no escritório, e a segunda é escolher os aplicativos e softwares certos para facilitar o trabalho de seus funcionários em qualquer lugar.
Escolha as ferramentas certas
Antes de informatizar sua empresa, você precisa decidir qual hardware e software usar para sincronizar sua empresa. Você não quer metade do escritório presa em PCs antigos e a outra metade em novos Tablets, porque isso pode causar confusão entre os membros da equipe que tentam trabalhar juntos em diferentes hardwares e softwares. Identifique suas necessidades e escolha as opções de hardware certas para você.
Integre aplicativos relevantes
Além de obter os dispositivos físicos, o software e os aplicativos que você escolhe instalar são importantes. Ao trabalhar em tablets ou smartphones, escolha aplicativos que possam ser integrados ao software que seu escritório já usa. Identifique suas necessidades para saber por que precisa de aplicativos, em vez de tentar implementar a próxima melhor opção apenas porque ouviu que é útil. Se o software que você escolher não atender às suas necessidades, não terá sucesso, não importa o quão bom seja.
Entre na nuvem
Tornar-se móvel é uma etapa necessária para informatizar sua empresa, mas se sua empresa não estiver sincronizada entre dispositivos, o uso de vários dispositivos pode ser mais um incômodo do que uma ajuda. Entrar na nuvem mantém suas equipes na mesma página para que todos tenham acesso instantâneo à versão mais atualizada dos dados. Você não quer que seus funcionários recém-móveis fiquem presos lutando para concluir uma tarefa fora do escritório porque não têm os dados de que precisam, mas a nuvem resolve isso disponibilizando informações a qualquer hora, de qualquer lugar. Além disso, a nuvem oferece uma camada extra de backup para seus dados (que é inestimável se você tiver problemas de hardware).
Não se esqueça da entrada de dados
Informatizar sua empresa é uma maneira incrível de economizar o tempo da empresa na transcrição de dados e pode reduzir os erros de entrada de dados porque, em vez de escrever notas de reuniões, tarefas, contatos e muito mais, os funcionários podem instantaneamente documentar e salvar dados em dispositivos. No entanto, quando você começar a mudar da escrita à mão para a gravação digital, é importante garantir que você tenha um plano para mover os dados atuais para o novo sistema. Antes de fazer a mudança, identifique como você moverá os dados atuais da empresa para que não haja falhas na capacidade dos funcionários de trabalhar e acessar informações importantes.
Informatizar sua empresa é um grande passo, e o ajuste pode não ser fácil para todos os funcionários, portanto, combata isso implantando as mudanças lentamente. Alguns proprietários de empresas optam por experimentar primeiro as ferramentas antes de passá-las para seus funcionários, enquanto outros tentam fornece ferramentas específicas para a equipe e coletar feedback antes de fazer uma revisão geral da empresa. Certifique-se de consultar os chefes de departamento e funcionários antes, durante e depois do processo para que a mudança seja o mais ágil possível e diga-nos se você tiver dicas para informatizar um negócio.